publik relation

Public Relation

PRAKTIK PR DI INSTANSI DAN PERUSAHAAN
Istilah Humas tampaknya lebih popular di lingkungan pemerintahan, dibandingkan PR. Bahkan organisasi yang membawahi humas pemerintah Indonesia dinamakan Bakohumas
Sejak tahun sebuah asosiasi bernama Bakohumas telah dibentuk untuk menaungi seluruh kegiatan dan keberadaan humas – humas di instansi pemerintah. Setiap tahun Bakohumas menggelar Pertemuan Tahunan yang dihadiri sekitar 450 pejabat humas selururh Indonesia tingkat kabupaten/ kota, provinsi dan pusat. Dalam pertemuan tahunan Bakohumas awal tahun 2006 lalu, ( mantan) Menkominfo Sofyan Djalil menegaskan bahwa humas pemerintah: humas departemen, lembaga Negara BUMN, pemerintah daerah, memiliki potensi yang cukup besar dalam upaya menyebarluaskan informasi program kegiatan pemerintahan dan pembangunan
Menururt Menkominfo keberhasilan dari aktivitas apapun, terletak pada keberanian kita dalam mengevaluasi diri secara terbuka. Bukan malah sebaliknya, bahwa apa yang sedang dan telah kita lakukan setiap hari, bahkan sudah bertahun – tahun, tidak pernah dil;akukan evaluasi terhadap output dan outcome-nya. Sehinggah kegiatan yang dilakukan berjalan tanpa arah, tersifat rutin, dan tidak inovatif. Tentu saja hasilnya tidak signifikan bagi solusi permasalahan ya


PR DI LEMBAGA NEGARA
Program komunikasi PLN tujuannya untuk mendidik masyarakat untuk menghemat sumber daya listrik, antara lain melalui penyuluhan kepada masyarakat khususnya pelanggan PLN, pemasangan spanduk – spanduk di setiap loket PLN, penayangan iklan layanan masyarakat di TV, radio dan media cetak
Khusus untuk kampanye hemat listrik program komunikasi/ PR yang dilakukan PLN pusat adalah :
1. Iklan layanan masyarakat di stasiun TV dengan bintang Lidya Kandouw utnuk mengajak masyarakat berhemat listrik
2. Iklan layanan masyarakat seri hemat listrik dan bahaya pencurian listrik di media cetak
3. Pemasangan spanduk di beberapa lokasi strategis tentang himbauan hemat listrik
4. Meluncurkan modul edukasi hemat energi untuk anak sekolah dasar, agar sejak dini mereka memiliki pengetahuan tentang listrik secara benar. Berupa film animasi dua seri
5. Peluncuran mascot PLN untuk sosialisasi hemat energi yaitu “ kak Bili” yang merupakan singkatan bijak listrik berupa boneka berbentuk lampu pijar hemat listrik
HUMAS SETJEN DPR
Tugas bagian hubungan masyarakat, biro humas dan pemberitaan setjen DPR adalah :
Melaksanakan analisis terhadap isu – isu di lingkungan DPR dan melaksanakan urusan kehumasan. Fungsi bagian humas setjen DPR meliputi:
1. Pelaksanaan penyiapan bahan materi penerangan kepada masyarakat
2. Penyaluran delegasi pengaduan masyarakat
HUMAS BANK INDONESIA
Tujuan kegiatan Biro Perencanaan Strategis dan Humas secara umum adalah meningkatkan apresiasi, pemahaman dan edukasi masyarakat terhadap peran Bank Indonesia. Diantara banyak kegiatan yang dilakukan salah - satunya adalah melalui lomba karya tulis perbankan untuk umum dan pers. Bank Indonesia juga betanggung jawab mengedukasi masyarakat tentang aktivitas transaksi keuangan yang baik dan benar. Seperti kampanye anti money laundering yang gencar dipublikasikan di berbagai media massa, dengan tagline: kalaubersihkenapa harus risih….

Kampanye ini sangat mengena dan mencerdaskan masyarakat terutama di saat meruaknya kasus pencairan dana milik Tommy Suharto dari ban di luar negeri melalui rekening departemen hukum dan HAM
PR DI DEPARTEMEN PEMERINTAH
HUMAS DEPARTEMEN KEBUDAYAAN DAN PARIWISATA ( DEPBUDPAR)
Dari riset yang dilakukan Depbudpar, sekitar 70 persen wisatawan asing sebenarnya lebih menyukai wisata bahari daripada wisata alam lain. Untuk meningkatkan publisitas potensi wisata Indonesia, antara lain “ merangkul” para wartawan media. Kiat yang dil.akukan humas Depbudpar cukup menarik, yaitu membuat acara seminar dan outbound di atas kapal pinisi selama 2 hari bagi jurnalis dan pers. Di atas kapal tradisional ini seminar berlangsung dengan suasana berbeda, mengarungi lautan lepas sambil melihat keindahan kepulauan seribu


HUMAS DEPARTEMEN PERHUBUNGAN
Sepanjang 2006/2007, kecelakaan darat, laut,dan udara terjadi seperti “ arisan” dan menelan ratusan korban jiwa. Hilangnya pesawat Adam Air, tenggelamnya Kapal Motor Penumpang Levina I, terbakarnya pesawat Garuda Indonesia, hingga kondisi rel dan armada kereta api yang sudah sangat tua. Dampak dari insiden transportasi tersebut adalah penggantian pejabat eselon satu di jajaran departemen perhubungan awal maret 2007 oleh menteri perhubungan saat itu

Lalu bagaimana peran humas departemen perhubungan untuk memperbaiki citra instansinya? Bagaimana mengembalikan kepercayaan masyarakat terhadap pelayanan dan system transportasi Indonesia oleh para operator yang koordinasinya dibawah Departemen Perhubungan?
Krisis citra yang menimpa Departemen Perhubungan seyogyanya dinetralisir melalui kegiatan seperti:
1. Membentuk tim komunikasi
2. Program talkshow di stasiun TV dan radio
3. Polling centre
4. Lomba peran serta masyarakat
5. Iklan layanan masyarakat
HUMAS PALANG MERAH INDONESIA
PMI bekerja sama dengan sebuah konsultan desain menyusun “Corporate Identity” untuk menertibkan penggunaan identitas PMI sekaligus menampilkan citra organisasi yang lebih dinamis, progresif dan professional. Sebagai langkah awal penerapannya pada organisasi, PMI menggelar acara memperkenalkan “Corporate Identity” PMI bagi kalangan internal yang dihadiri oleh seluruh staf markas pusat PMI, perwakilan rumah sakit PMI Bogor serta unit transfuse darah pusat (UTDP) PMI. “ Jika corporate identity ini dijadikan pedoman oleh seluruh jajaran pengurus, staf dan relawan di lingkungan PMI secara konsisten, mudah-mudahan mampu menciptakan citra PMI yang berkesan lebih segar dan membangun kredibilitas sebagai organisasi yang independent, transparan dan dapat dipercaya”, ujar wakil sekretaris jenderal PMI, Rachmat Ahadijat

Pedoman “ corporate identity”, PMI ini berisi standar logo, tipe huruf, ukuran huruf , warna standar, dan aturan penggunaannya pada berbagai produk publikasi, pakaian, kenderaan, serta fasilitas lainnya
Ada 17 posisi dalam karier PR mulai dari corporate secretary hinggah customer service
1. Corporate Secretary
Perusahaan atau BUMN yang telah go public wajib memiliki pejabat sekretaris perusahaan atau corporate secretary( corsec). Seorang Corsec biasanya membawahi sub bagian PR, investor relations dan humkum/legal. Karena tugas utama Corsec adalah menjaga reputasi perusahaan dalam aspek bisnis/ usaha melalui komunikasi strategis dengan public internal dan eksternal. Corsec adalah “ tangan kanan “ pemilik perusahaan yang memberi input dan laporan secara berkala mengenai:
• Isu –isu nasional dan global yang mempengaruhi bisnis perusahaan
• Program dan strategi komunikasi untuk meningkatkan daya jual perusahaan
Dengan demikian, kualifikasi seorang corsec selayaknya menguasai masalah yang lebih luas ketimbang petugas PR seperti strategi PR,ekonomi mikro dan makro, hukum, industri, pasar modal dan regulasi pemerintah
Beberapa nama Corporate Secretary di industri yang berbeda antara lain:
1. Andreas Ambesa, Indosiar
2. Intan Abdams Katoppo, BNI
3. Indira Abidin, Fortune Indonesia
2. Corporate Affairs
Pengertian Corporate Affairs sesungguhnya sama dengan corporate PR, namun pada praktiknya fungsinya lebih luas meliputi kegiatan corporate governance, CSR dan lainnya
3. Investor Relations
Petugas hubungan investor dibutuhkan di perusahaan yang sudah go public, yang memiliki saham – saham listing di bursa efek. Para investor sebagai pembeli saham merupakan public eksternal potensial yang selalu harus di update tentang informasi perusahaan. Perbankan, financial, grup perusahaan adalah kategori perusahaan yang membutuhkan investor relations
4. Communications/ Corporate PR
Tren yang menarik bahwa istilah communications kini menggeser istilah PR atau Humas untuk fungsi dan posisi PR di berbagai instansi swasta dan pemerintah, seperti Kepala Komunikasi Garuda Indonesia, Kepala divisi komunikasi Pertamina, communication Manager di IBM dan banyak lagi. Hal ini sejalan dengan meningkatnya peran dan tuntutan perusahaan terhadap fungsi PR yaitu merancang, menerapkan dan mengevaluasi hasil program komunikasi strategis agar citra korporat meningkat
5. Marketing PR
Contoh program mobil mudik sariwangi yaitu mudik gratis bagi pengirim bungkus sariwangi yang memenangkan undian adalah salah satu bentuk marketing PR. Dengan momentum jelang lebaran, masyarakat yang ingin mudik gratis terdorong membeli produk meskipun peluang untuk menang sangat kecil
6. Marketing Communication
Secara structural bertanggung jawab kepada direktur marketing. Tugasnya antara lain:
1. Menangani special events
2. Melaksanakan strategi komunikasi seperti periklanan dan promosi untuk meningkatkan awareness public terhadap merek dan citra perusahaan
3. Membuat analisa dan evaluasi terhadap program komunikasi yang telah dilakukan, termasuk penghitungan cost dan revenue bagi perusahaan.
7. Media Relations
Bertugas memberi informasi seluas – luasnya tentang organisasi dan kebijakannya kepada media. Senjata utama petugas media relations adalah rilis beita yang secara rutin ditulis dan didistribusikan ke semua media terkait.
8. Government Relations
Petugas hubungan pemerintah atau government relations bertugas menjembatani kepentingan perusahaan dengan instansi pemerintah yang terkait dengan operasional usahanya. Fungsi ini sangat dibutuhkan pada perusahaan yang lokasi operasionalnya menempati atau bersinggungan dengan wilayah penduduk local, seperti perusahaan pertambangan atau pengolahan hutan
9. Community Development
Bertugas meningkatkan harkat kehidupan mayarakat di lingkungan perusahaan sebagai penerapan pertanggung jawaban social perusahaan.
10. Special Events, Event Coordinator
Perusahaan atau organisasi melakukan special events untuk meningkatkan citra korpoat atau pemasaran produk / jasa. Apakah itu kegiatan roadshow musik perusahaan rokok, peresmian kantor cabang perbankan, lomba bakat, audisi penyanyi di televise swasta, atau seminar pengembangan diri oleh kosultan manajemen.
11. External Relations
Tugasnya adalah :
• Menangani masalah atau keluhan dari klien, konsumen, pemirsa, yang menyangkut stabilitas perusahaan dan mencari solusinya
• Memberi kontribusi kepada public eksternal/istitusi untuk menarik simpati seperti aksi social, donasi, sponsorship, program edukasi, dll
• Memantau publisitas media baik positif maupun negatif tentang perusahaan dan melakukan pendekatan media manakala diperlukan
12. Internal Relations
Karyawan, anggota organisasi, manajemen adalah public internal yang paling menentukan jalannya organisasi. Jika public internal tidak memperoleh informasi yang memadai tentang kegiatan perusahaan, niscaya mereka sulit mendukung kegiatan organisasi, yang pada akhirnya berdampakpada pencapaian target atau tujuan perusahaan
13. Promotion
Mempromosikan merek/ produk kepada public baik secara langsung, melalui kegiatan atupun media.
14. Research & Development
Bagi mereka yang menyukai riset, statistic peluang kerja di bagian research & development hampir selalu ada di perusahaan swasta maupun pemerintah
15. Account Executive ( AE)
Posisi awal seorang fresh graduate sarjana PR biasanya menjadi Account Executive. Baik di biro iklan, konsultan PR , majalah, TV swasta, radio swasta dan lainnya. Tugasnya adalah mencari dan melayani klien yaitu perusahaan pemasang iklan
16. Customer Relations
Selain penampilan menarik, kemampuan komunikasi dan CS oriented ( mampu melayani konsumen dengan baik dan ramah) adalah kemampuan non teknis disamping penguasaan computer. Dalam jenjang karir, CS dapat menjadi staf PR atau marketing, karena memiliki communication skill dan product knowledge
17. Management Trainee
Melalui program MT, karyawan yang lulus seleksi akan detraining selama 1 tahun untuk menjadi professional multi skilled dan multi – tasking, sebelum diposisikan pada pekerjaan yang sesuai dengan keahlian. MT yang diposisikan ke bagian PR harus memiliki kemampuan komunikasi yang lebih baik dibanding rekanny, selain pemahaman terhadap peningkatan citra perusahaan.

PR JOB DESCRIPTION

PR dan media adalah dua profesi yang tidak bisa dipisahkan. Informasi tentang perusahaan mustahil dapat diketahui publik tanpa bantuan media. Sebaliknya, media pun membutuhkan informasi sebagai bahan berita. Memahami tugas wartawan, tidak menghindar dari wartawan, akrab dengan wartawan, dan memberikan informasi yang mereka butuhkan adalah beberapa tata laku PR untuk “merangkul “ mitra media

Teknik Publisitas
Ada 2 unsur utama agar kegiatan PR berhasil meraih publisitas yaitu: kreatifitas pesan dan media. Pesan adalah semua bentuk informasi, pernyataan, penjelasan, tanggapan, data tentang perusahaan yang penting diketahui publik. Media adalah semua bentuk sarana, saluran komunikasi, agar pesan dapat diterima public sasaran pada waktu yang tepat

Untuk memberikan alternative pesan bagi redaksi media, ada 15 bentuk publisitas yang dapat dikembangkan oleh petugas PR:
1. News Release
Untuk memudahkan media mengkonfirmasi news release, selalu dicantumkan nama atau contact person, nomor telepon petugas PR yang berwewenang
2. Pengumuman
Informasi singkat dan terkini dari instansi pemerintah atau organisasi nirlaba yang penting untuk diketahui masyarakat.
3. Bylined article
Artikel dalam penerbitan bisnis berisi informasi aktual tentang kebijakan sebuah instansi yang berdampak pada aktifitas masyarakat, dan ditulis oleh pakar di bidangnya. Misalnya : Artikel tentang menurunnya minat pembelian rumah karena kenaikan bunga kredit kepemilikan rumah
4. Pariwara / Advertorial
Informasi korporat yang dikemas dalam bentuk iklan berita di media. Dirancang oleh desainer grafis dengan foto/ ilustrasi dan judul yang menarik sehinggah selintas seperti berita. Advertorial memuat kebijakan, kegiatan, tips, produk dengan menyebutkan merek atau nama instansi. Biaya pemuatan advertorial sama dengan biaya iklan komersil.
5. Agenda Kegiatan
Keterangan singkat tentang berbagai kegiatan non komersil yang perlu diketahui masyarakat dan mengandung informasi 5W 1H ( kapan, siapa, apa, dimana, mengapa, dan bagaimana)
6. Iklan Donasi
Iklan bersama yang dibayar oleh beberapa sponsor/ perusahaan yang berisi pesan social atau ajakan untuk melakukan aksi donasi. Biaya iklan ini lebih murah daripada iklan komersial karena mengandung informasi atau edukasi masyarakat.
7. Filter
Pesan berupa tips atau informasi yang berguna bagi masyarakat, tidak terikat waktu, sehinggah bisa dipakai oleh media untuk mengisi halaman yang kosong karenanya tidak dikenakan biaya pemuatan.
8. Opini/ Editorial Tamu
Analisa atau komentar atas kejadian atau masalah publik, yang ditulis oleh seseorang yang berkredibilitas dan memiliki posisi dalam suatu organisasi
9. Tanggapan surat pembaca
Surat tanggapan dari pejabat humas dan dikirim ke redaksi majalah, surat kabar untuk menanggapi atau mengoreksi surat pembaca atau berita yang dimuat sebelumnya
10. Promo
Pengumuman yang mempromosikan kegiatan organisasi, dimuat di media cetak atau ditayangkan di TV, disiarkan di radio
11. Foto Berita
Seperti halnya news release, foto yang bernilai berita juga dapat dikirim ke redaksi untuk dimuat. Dilengkapi teks atau caption, dikirim bersama - sama publikasi lain
12. Public Service Announcement (PSA)
Pengumuman yang disiarkan media tanpa dikenakan biaya, karena berisi kegiatan, informasi pelayanan dari instansi yang berhubungan dengan pelayanan masyarakat, organisasi nirlaba, yayasan sosial, dan lainnya.
13. Penerbitan Gratis ( Free Magazine)
Surat kabar atau majalah yang diterbitkan oleh organisasi dan dibagikan gratis ke pembaca. Isinya mengulas topik tertentu seperti : life style, program/produk baru dan kegiatan promosi
14. Sponsor Program TV
Program TV yang mengulas topik kemasyarakatan, bisa dikenakan biaya produksi atau cuma – cuma tergantung bentuk kerjasama dengan media. Berdurasi antara 30 - 60 menit dan tidak mencantumkan logo komersial

Tantangan bagi petugas PR dimanapun dan kapanpun adalah mencari cara agar kegiatannya mendapat pemberitaan seluas – luasnya di media. Ada 15 teknik bekerjasama untuk “ merangkul “media agar mendapatkan publisitas kegiatan PR:
1. Interview
Mengorganisir wawancara sesuai permintaan media, atau inisiatif petugas PR mengajukan wawancara menampilkan nara sumber dan topic yang bernilai berita
2. Kemudahan wawancara
Memberik kesempatan media untuk melakukan wawancara dengan juru bicara pada hari, tempat dan waktu yang ditentukan
3. Media Briefing
Merancang sesi khusus untuk memaparkan latar belakang informasi atau kejadian, bukan sekedar spot news kepada media tertentu. Berikan informasi selengkap-lengkapnya kepada reporter yang datang
4. Media Centre/Press Room
Ruang khusus untuk digunakan para reporter media massa membuat dan mengirim berita ke kantor redaksi
5. Media Junket
Undangan kepada media untuk meliput kegiatan khusus, mewanwancarai selebriti, perkenalan produk, dan fasilitas baru.
6. Media participation
Mengajak media untuk berpartisipasi dalam kegiatan khusus yang juga dihadiri oleh tokoh masyarakat dengan yang menyediakan berbagai bentuk promosi seperti hadiah , tiket, souvenir
7. Media preview
Memberi kesempatan kepada media untuk menonton pertunjukan atau film lebih dulu sebelum dipertontonkan ke publik, dengan harapan media menulis resensinya
8. Media tour
Mengundang sejumlah media untuk tur baik di dalam maupun luar kota, untuk melihat fasilitas organisasi syaratnya harus ada wakil perusahaan dari top manajemen yang menemani agar dapat diwawancarai atau memberi presentasi
9. Press Conference/ Jumpa Pers
Even yang diorganisir oleh perusahaan untuk memberikan pengumunan langsung ke media agar mereka mendapat informasi secara mendetail
10. Photosession
Memberi kesempatan bagi media untuk mengambil foto atau footage video dari seorang publik figure atau even yang bernilai berita
11. Kerjasama Promosi
Perjanjian antara dua instansi dalam bentuk tukar menukar produk, fasilitas, SDM, pelayanan atau jasa yang saling menguntungkan
12. Publicity Stunt
kegiatan yang tidak biasa adalah publisitas yang menarik, karena dapat menjadi berita human interest
13. Kunjungan Redaksi
Tujuan kunjungan bukan sekedar perkenalan, melainkan menyamakan persepsi dan pendapat untuk menjalin saling pengertian.
Berikut adalah gambaran describtion job yang harus dikuasai PR professional agar dapat survive dalam melancarkan strategi komunikasi:
1. Periklanan
Melputi kegiatan merencanakan isi, memproduksi, dan menempatkan iklan di media untuk menyampaikan pesan sesuai tujuan organisasi
2. Kegiatan social korporat / filantropi
Kegiatan kedermawanan sosial untuk menunjukkan kepedulian perusahaan terhadap masyarakat, dalam bentuk sumbangan yang diberikan langsung atau melalui pihak ketiga seperti PMI, LSM
3. Sponsorship
Mendukung sebuah even atau program dalam bentuk kontribusi nyata, dengan kontraprestasi berupa kesempatan untuk menampilkan citra produk/ perusahaan ataupun penjualan produk
4. Community Development
Upaya meningkatkan hubungan baik organisasi dengan publiknya melalui kegiatan penggalangan dana atau menarik minat menjadi anggota klub
5. External Communications
Penyampaian pesan untuk publik eksternal dalam berbagai bentuk media: brosur, video profil, pidato, special event, iklan luar ruang, dan lain sebagainya
6. Internal Communication
Komunikasi yang ditujukan untuk internal organisasi melalui berbagai media dan kegiatan : news letter, majalah dinding, manual perusahaan, poster, intranet, majalah dinding, outbound, dan lainnya
7. Lobbying
Kegiatan pendekatan langsung dan intensif untuk mempengaruhi kebijakan pejabat legislative dan pemerintah, agar berdampak positif pada operasional organisasi
8. Promosi
Kegiatan menarik perhatian public terhadap produk, organisasi atau merek melalui kegiatan khususn, iklan promo, display dll
9. Publisitas
Informasi tentang organisasi, seseorang, isu yang disiarkan secara gencar di media karena memiliki nilai berita atau berkorelasi erat dengan kepentingan publik
10. Riset PR
Yang termasuk kegiatan ini adalah media monitoring, polling atau jajak pendapat, survey pembaca/ kepemirsaan, environmental monitoring, PR audit, komunikasi audit, social audit.
11. Sosial event
Proyek, program, kegiatan, happening art yang mengajak partisipasi public, agar sesuai dengan tujuan organisasi
11. Press and Media Handling
Yang terpenting dan terutama dari semua job description PR adalah menangani wartawan / pers dan media